Privacy statement Katrinus de Vries
Financieel Zakelijk & Fiscaal Advies
Privacy statement
KATRINUS DE
VRIES FINANCIEEL ZAKELIJK & FISCAAL ADVIES is verantwoordelijk voor de
verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in dit privacy statement.
Contactgegevens
De adviseur
is binnen ons kantoor het toeziend oog en het eerste aanspreekpunt voor wat
betreft de verwerking van persoonsgegevens. De kwaliteitsmanager is te bereiken
via onderstaande gegevens:
KATRINUS DE
VRIES FINANCIEEL ZAKELIJK & FISCAAL ADVIES
Ericasestraat
50, 7887 GB, Erica
kdevries@devriesadvies.com
Telefoonnummer:
0591-304248
Persoonsgegevens die wij verwerken
KATRINUS DE
VRIES FINANCIEEL ZAKELIJK & FISCAAL ADVIES verwerkt persoonsgegevens van
cliënten
wanneer zij
gebruik maken van onze diensten en/of die cliënten deze gegevens zelf aan ons verstrekken.
Hieronder
vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken t.a.v.de
volgende categorieën:
1. Cliënten;
2.
Sollicitanten;
3.
Salarisadministratie.
Per
categorie wordt tevens vastgelegd ten aanzien van welke doeleinden de
verwerking geschiedt en wie toegang hebben tot de persoonsgegevens.
1. Cliënten
1. De
verwerking geschiedt slechts voor de volgende doeleinden:
a. de identificatie;
b. het opstellen van een risicoprofiel in het
kader van de Wwft;
c. het onderhouden van contacten met
cliënten;
d. het uitvoeren van werkzaamheden zoals
overeengekomen met cliënten;
e. de uitvoering of toepassing van een andere
wet.
2. Geen
andere gegevens worden verwerkt dan:
a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur,
geslacht, geboortedatum, adres,
postcode, woonplaats, telefoonnummer en
soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede
bankrekeningnummer van de betrokkene;
b. kopie identificatiebewijs;
c. andere dan de onder a tot en met b
bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of
noodzakelijk is met het oog op de toepassing
van de wet.
3. De
persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan:
a. degenen, waaronder begrepen derden, die
belast zijn met of leiding geven aan de in het eerste lid bedoelde
activiteiten of die daarbij noodzakelijk
zijn betrokken;
b. anderen, in de gevallen dat er sprake is
van een rechtmatige grondslag op basis van de AVG.
2.
Sollicitanten
1. De
verwerking geschiedt slechts voor de volgende doeleinden:
a. de beoordeling van de geschiktheid van
betrokkene voor een functie die vacant is of kan komen;
b. de afhandeling van de door de sollicitant
gemaakte onkosten;
c. de interne controle en de
bedrijfsbeveiliging;
d. de uitvoering of toepassing van een
andere wet.
2. Geen
andere gegevens worden verwerkt dan:
a.
naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode,
woonplaats,
telefoonnummer en soortgelijke voor
communicatie benodigde gegevens, alsmede bankrekeningnummer
van de betrokkene;
b. een administratienummer dat geen andere
informatie bevat dan bedoeld onder a;
c. nationaliteit en geboorteplaats;
d. gegevens als bedoeld onder a, van de
ouders, voogden of verzorgers van minderjarige sollicitanten;
e. gegevens betreffende gevolgde en te volgen
opleidingen, cursussen en stages;
f. gegevens betreffende de functie waarnaar
gesolliciteerd is;
g. gegevens betreffende de aard en inhoud van
de huidige dienstbetrekking, alsmede betreffende de
beëindiging ervan;
h. gegevens betreffende de aard en inhoud van
de vorige dienstbetrekkingen, alsmede betreffende de
beëindiging ervan;
i. gegevens met betrekking tot de motivatie
voor de functie en de organisatie;
j. andere gegevens met het oog op het
vervullen van de functie, die door de betrokkene zijn verstrekt of die
hem
bekend zijn;
k. andere dan de onder a tot en met i
bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of
noodzakelijk is met het oog op de toepassing
van een andere wet.
3. De
persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan:
a. degenen, waaronder begrepen derden, die
belast zijn met of leiding geven aan de in het eerste lid bedoelde
activiteiten of die daarbij noodzakelijk
zijn betrokken;
b. anderen, in de gevallen dat er sprake is
van een rechtmatige grondslag op basis van de AVG.
3. Salarisadministratie
1. De
verwerking geschiedt slechts voor de volgende doeleinden:
a. het berekenen en vastleggen van salarissen
en vergoedingen aan of ten behoeve van betrokkene;
b. het berekenen en vastleggen van belasting
en premies ten behoeve van betrokkene;
c. het regelen van aanspraken op uitkeringen
in verband met de beëindiging van een dienstverband;
d. de uitvoering of toepassing van een andere
wet.
2. Geen
andere persoonsgegevens worden verwerkt dan:
a . naam, voornamen, voorletters, titulatuur,
geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats,
telefoonnummer en soortgelijke voor
communicatie benodigde gegevens, alsmede bankrekeningnummer
van de betrokkene;
b. een administratienummer dat geen andere
informatie bevat dan bedoeld onder a;
c. nationaliteit en geboorteplaats;
d. gegevens als bedoeld onder a, van de
ouders, voogden of verzorgers van minderjarige werknemers;
e. gegevens met het oog op het berekenen,
vastleggen en betalen van salarissen, vergoedingen en andere
geldsommen en beloningen in natura aan of ten behoeve
van de in het eerste lid bedoelde personen;
f. gegevens met het oog op het berekenen,
vastleggen en betalen van belasting en premies ten behoeve van
betrokkene;
g. gegevens, waaronder begrepen gegevens
betreffende gezinsleden en voormalige gezinsleden van de
betrokkenen, die noodzakelijk zijn met het oog
op een overeengekomen arbeidsvoorwaarde;
h. andere dan de onder a tot en met d
bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of
noodzakelijk is met het oog op de toepassing
van een andere wet.
3. De
persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan:
a. degenen, waaronder begrepen derden, die
belast zijn met of leiding geven aan de in het eerste lid bedoelde
activiteiten of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken;
b. anderen, in de gevallen dat er sprake is
van een rechtmatige grondslag op basis van de AVG.
Bijzondere
en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
KATRINUS DE
VRIES FINANCIEEL ZAKELIJK & FISCAAL ADVIES verwerkt de volgende bijzondere
en/of
gevoelige
persoonsgegevens van u:
- Ras
(indien een kopie van een identificatiedocument wordt opgeslagen in een dossier
wanneer wij hiervoor de
wettelijke verplichting hebben);
-
Burgerservicenummer (BSN).
4
Deze
persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de met de cliënt
overeengekomen doelen/
dienstverlening.
Indien
doelen dan wel dienstverlening wijzigen, wordt dit opnieuw met de betrokkene afgestemd.
Op basis
van welke grondslag en met welk doel wij persoonsgegevens verwerken KATRINUS DE
VRIES FINANCIEEL ZAKELIJK & FISCAAL ADVIES verwerkt persoonsgegevens voor
de volgende doelen:
- Uw
toestemming, zoals bij het verzenden van onze nieuwsbrief met als doel om u de nieuwsbrief
toe te kunnen
sturen;
- Uitvoeren
van de overeenkomst, zodat wij u kunnen bellen of een e-mail kunnen sturen
indien dit nodig is om
onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
-
Wettelijke verplichting, omdat wij op grond van wet- en regelgeving mede vanuit
onze beroepsorganisatie (RB)
verplicht
zijn om bij de uitvoering van onze werkzaamheden zorg te dragen voor voldoende
dossiervorming.
Daarnaast
verwerken wij ook
persoonsgegevens
bij bijvoorbeeld het verzorgen van de belastingaangiftes voor onze cliënten.
Hoe lang we
persoonsgegevens bewaren
KATRINUS DE
VRIES FINANCIEEL ZAKELIJK & FISCAAL ADVIES bewaart persoonsgegevens niet
langer dan
strikt
nodig is om de doelen te realiseren waarvoor gegevens worden verzameld dan wel
de wettelijke
bewaartermijnen
die wij dienen te volgen. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de
volgende
(categorieën) van persoonsgegevens:
- Gegevens
van een potentiële cliënt (die bijvoorbeeld via de website naar ons kantoor worden
verstuurd), worden na 30 dagen verwijderd indien de potentiële cliënt uiteindelijk
geen cliënt bij ons kantoor is geworden.
Indien een
potentiële cliënt wel cliënt wordt bij ons kantoor, worden de gegevens bewaard
zolang als nodig is
voor de dienstverlening
aan de cliënt;
- Voor de
vastlegging van persoonsgegevens in applicaties en dossiers ten behoeve van het
uitvoeren van de dienstverlening voor de cliënt, volgt ons kantoor de
wettelijke bewaartermijn die in veel gevallen 7 jaar bedraagt.
Delen van
persoonsgegevens met derden
KATRINUS DE
VRIES FINANCIEEL ZAKELIJK & FISCAAL ADVIES verkoopt geen persoonsgegevens
van cliënten
aan derden
en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst
die wij met de cliënt hebben of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Hieronder
valt tevens het inzagerecht van instanties zoals de Belastingdienst. Met
organisaties die gegevens voor onze cliënten verwerken in onze opdracht,
sluiten wij een (sub)verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau
van beveiliging en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens van cliënten. KATRINUS
DE VRIES FINANCIEEL ZAKELIJK & FISCAAL ADVIES blijft verantwoordelijk voor
deze verwerkingen.
5
In
bijzondere gevallen kan het voorkomen dat wij persoonsgegevens verstrekken aan
externe deskundigen zoals een notaris, advocaat of pensioenspecialist in het
kader van een met de cliënt overeengekomen opdracht voor deze externe
deskundige(n). In dat geval zullen wij deze gegevens niet zonder toestemming
van de cliënt verstrekken aan deze externe deskundige(n).
Deze
gegevens worden niet gebruikt voor commerciële doeleinden.
Website
Ten aanzien
van uw bezoek aan onze website geldt het volgende ten aanzien van
persoonsgegevens.
Cookies, of
vergelijkbare technieken.
KATRINUS DE VRIES FINANCIEEL ZAKELIJK & FISCAAL ADVIES gebruikt geen cookies of vergelijkbare
technieken.
Iedereen
kan informatie opvragen via onze website middels een contactformulier. Dit kan
alleen
indien een belangstellende expliciet akkoord gaat met onze privacy statement
welke
vermeld
staat op onze website.
Gegevens
inzien, aanpassen of verwijderen
Betrokkenen
(de personen van wie wij persoonsgegevens verwerken) hebben het recht om
persoonsgegevens
in te zien, en te verzoeken om correctie of verwijdering. Daarnaast hebben
betrokkenen
het recht om eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken
of bezwaar
te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens door KATRINUS DE VRIES
FINANCIEEL ZAKELIJK & FISCAAL ADVIES en hebben betrokkenen het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
Dat betekent dat betrokkenen bij ons een verzoek kunnen indienen om de
persoonsgegevens die wij verwerken, in een
computerbestand
naar de betrokkene of een ander, door de betrokkene genoemde organisatie, te
sturen.
Betrokkenen
kunnen een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van
de eigen persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van de toestemming of
bezwaar op de verwerking van de persoonsgegevens sturen naar de
kwaliteitsmanager van onze organisatie (kdevries@devriesadvies.com)
Om er zeker
van te zijn dat het verzoek tot inzage door de betrokkene is gedaan, vragen wij
om een kopie van een identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in
deze kopie de pasfoto, indien van toepassing de
MRZ
(machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), het
documentnummer en het Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van
de privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, op
het verzoek.
KATRINUS DE
VRIES FINANCIEEL ZAKELIJK & FISCAAL ADVIES wil betrokkenen er tevens op
wijzen dat zij de
mogelijkheid
hebben om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de
Autoriteit
Persoonsgegevens.
Dat kan via de volgende link:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons
6
Hoe wij
persoonsgegevens beveiligen
KATRINUS DE
VRIES FINANCIEEL ZAKELIJK & FISCAAL ADVIES neemt de bescherming van
persoonsgegevens
serieus en
neemt passende (technische) (beveiligings-)maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde
toegang,
ongewenste
openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
Als
betrokkenen de indruk hebben dat gegevens niet goed beveiligd zijn of er
aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met de kwaliteitsmanager.
De contactgegevens zijn bovenaan dit privacy statement
vermeld.